Règles simples pour les e-mails de Microsoft Outlook que vous apprécierez


Microsoft Outlook possède autant de fonctions formidables que de fonctions utiles pour composer des e-mails et organiser votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez faire ressortir les courriels importants et créer des réponses automatiques comme lorsque vous n’êtes pas au bureau.

Une autre fonctionnalité intéressante est la possibilité de définir des règles. Vous pouvez appliquer des règles aux e-mails entrants et sortants pour vous aider à vous organiser, à faire un suivi ou à rester à jour dans vos messages. Et tout cela se fait automatiquement après la configuration initiale. Voici quelques règles courantes d’Outlook que vous apprécierez car elles vous feront gagner beaucoup de temps.

Configuration des règles dans Outlook

Pour chacune des règles ci-dessous, vous commencerez au même endroit. Ainsi, que vous prévoyiez de configurer une ou plusieurs règles, ou de modifier des règles à l’avenir, voici comment accéder à la zone des règles dans Outlook.

  1. Cliquez sur Fichier dans le menu.
  2. S’il n’est pas déjà sélectionné, cliquez sur le bouton Info onglet à gauche.
  3. Faites défiler la partie principale de la page et cliquez sur Gérer les règles et les alertes.
  4. Cliquez sur le Règles de l’e-mail en haut de la fenêtre pop-up.
  5. Sélectionnez le compte de messagerie pour lequel vous souhaitez configurer la règle dans la liste déroulante si vous en avez plusieurs.

Nouvelle règle d'Outlook

Cliquez sur Nouvelle règle pour ouvrir l’assistant de règles. Cet outil vous guide à travers chaque étape de la configuration de votre règle. Il propose certaines des règles les plus courantes ainsi que des options pour les règles vierges que vous créez de toutes pièces. N’oubliez pas que même si vous choisissez une règle de base pour commencer, comme nous le ferons ci-dessous, vous pouvez l’adapter à vos besoins.

Après avoir configuré une nouvelle règle, vous pouvez retourner dans cette même zone pour modifier, supprimer, exécuter ou exporter des règles.

Déplacer des e-mails de personnes

Disons que vous avez des dossiers configurés pour des personnes au travail comme les clients ou à la maison comme la famille. Vous pouvez faire en sorte que les e-mails de certaines personnes soient automatiquement déplacés vers le bon dossier. Dans notre exemple, vous pouvez déplacer les e-mails de vos parents, de vos enfants et de vos frères et sœurs directement dans le dossier Famille.

  1. En haut de l’assistant de règles, sélectionnez Déplacer les messages d’une personne vers un dossier.
  2. Cliquez sur Suivant.
  3. Dans l’étape 1 de l’assistant de règles : vous verrez toutes les conditions disponibles que vous pouvez appliquer aux e-mails que vous voulez déplacer en plus d’être d’une certaine personne. Lorsque vous cochez chacune des conditions que vous souhaitez utiliser, elles s’affichent dans l’étape 2 de l’assistant de règles. Dans notre exemple, nous laisserons la première case cochée pour les conditions suivantes de personnes ou de groupes publics.
  4. Dans l’assistant de règles, étape 2 : Cliquez sur personnes ou groupe public pour sélectionner les personnes de votre famille.
  5. Sélectionnez vos contacts dans la liste, saisissez un nouvel e-mail ou utilisez la recherche avancée. Une fois que vous avez sélectionné la première personne, cliquez sur De en bas de la page pour les ajouter. Vous pouvez continuer à ajouter toutes les personnes à cette règle de la même manière.
  6. Cliquez sur OK. Vous verrez alors ces contacts dans la zone Étape 2 de l’assistant de règles.
  7. Dans l’étape 2 de l’assistant de règles : Cliquez sur spécifié pour choisir le dossier et cliquer sur OK. Vous verrez maintenant ce dossier à l’étape 2.
  8. L’écran suivant ressemble beaucoup au précédent dans l’assistant de règles mais vous permet de sélectionner plus d’actions si vous le souhaitez.
  9. Cliquez sur Suivant.Déplacer les e-mails des personnes de la règle Outlook
  10. Sur l’écran suivant, vous pouvez configurer Exceptions à votre règle. C’est pratique si vous voulez exclure les e-mails de la règle s’ils remplissent certaines conditions. Cochez toutes les conditions que vous souhaitez appliquer.
  11. Cliquez sur Suivant.
  12. Donnez un nom à votre règle, cochez toutes les options de configuration que vous souhaitez appliquer, vérifiez la description de la règle, puis cliquez sur Terminer. Si vous devez apporter des modifications, vous pouvez utiliser la fonction Retour en bas de la page pour revenir à n’importe quel écran.
  13. Vous êtes de retour sur la fenêtre Règles et alertes. Cliquez sur Appliquer et ensuite OK pour sortir.

Déplacer des e-mails de personnes dans une règle Outlook avec des exceptions

Conseil pour gagner du temps: Au cours du processus de création de votre règle, vous pouvez cliquer sur le bouton Terminer au lieu de Suivant à tout moment. Ainsi, si vous n’avez pas l’intention d’ajouter d’autres actions ou d’inclure des exceptions, vous pouvez ignorer ces écrans.

Déplacer les e-mails contenant des mots spécifiques

Vous avez peut-être un dossier pour les e-mails relatifs aux voyages, aux ventes dans les magasins ou aux projets au travail. Et ces courriels proviennent de diverses personnes et entreprises. Vous pouvez déplacer des e-mails en fonction de mots spécifiques dans l’objet, le corps ou une combinaison des deux.

  1. En haut de l’Assistant de Règles, sélectionnez Déplacer les messages contenant des mots spécifiques dans l’objet vers un dossier.
  2. Cliquez sur Suivant.
  3. Dans l’assistant de règles Étape 1 : Cochez toutes les conditions à appliquer aux e-mails que vous voulez déplacer. Par exemple, vous pouvez souhaiter que les mots suivants figurent dans l’objet du message et le corps au lieu de l’objet.
  4. Dans l’assistant de règles, étape 2 : Cliquez sur mots spécifiques pour les saisir dans la case et cliquer Ajouter. Lorsque votre liste est complète, cliquez sur OK.
  5. Dans l’assistant de règles, étape 2 : Cliquez sur spécifié pour choisir le dossier et cliquer sur OK.
  6. Si vous souhaitez ajouter d’autres actions, exceptions, ou vérifier les options de configuration, vous pouvez continuer avec chaque écran en cliquant sur Suivant. Vous pouvez également cliquer sur Terminer et votre règle sera prête à être utilisée.

Déplacer les e-mails contenant des mots spécifiques Règle d'Outlook

Conseil pour gagner du temps: Si vous cliquez sur Terminer À ce stade, vous ne verrez pas l’écran permettant de donner un nom à votre règle, mais vous pouvez le faire sur l’écran Règles et alertes. Sélectionnez la règle, cliquez sur Modifier la règleet choisir Renommer la règle.

Marquer les e-mails pour le suivi

Si vous utilisez Outlook pour votre travail, vous avez probablement des e-mails qui nécessitent un suivi. Que ce soit de la part de votre patron ou d’un client, vous pouvez facilement mettre en place cette règle.

  1. En haut de l’assistant de règles, sélectionnez Marquer les messages d’une personne pour un suivi.
  2. Cliquez sur Suivant.
  3. Dans l’assistant de règles Étape 1 : Cochez toutes les conditions supplémentaires à appliquer aux e-mails que vous voulez marquer. Ici, nous allons marquer provenant de personnes ou de groupes publics.
  4. Dans l’assistant de règles, étape 2 : Cliquez sur personnes ou groupe public pour sélectionner les personnes.
  5. Dans l’assistant de règles, étape 2 : Cliquez sur suivi en ce momentfaites vos sélections dans le Drapeau pour et Pour et cliquez sur OK.
  6. Si vous souhaitez ajouter d’autres actions, exceptions ou options, vous pouvez continuer avec chaque écran en cliquant sur Suivant. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Terminer.

Marquer les e-mails pour le suivi de la règle Outlook

Jouer un son lorsque vous recevez un certain courriel

Une autre règle d’Outlook qui s’avère très pratique est celle qui permet de jouer un son. Elle déclenche une alerte sonore particulière lorsque vous recevez un courriel d’une certaine personne, avec un mot spécifique, marqué comme important, et bien d’autres situations. Nous allons configurer cette règle pour qu’elle émette un son pour les messages marqués comme importants.

  1. En haut de l’assistant de règles, sélectionnez Jouer un son lorsque je reçois des messages de quelqu’un.
  2. Cliquez sur Suivant.
  3. Dans l’assistant de règles, étape 1 : cochez toutes les conditions supplémentaires à appliquer aux e-mails que vous souhaitez signaler. Pour notre exemple, nous allons cocher marqué comme important.
  4. Dans l’assistant de règles, étape 2 : Cliquez sur importance pour sélectionner le niveau de priorité et cliquez sur OK.
  5. Dans l’assistant de règles Étape 2 : Cliquez sur un son pour localiser le son et cliquer Ouvrir.
  6. Cliquez sur Suivant pour ajouter d’autres actions ou exceptions. Ou cliquez sur Terminer pour terminer.

Jouer le son pour certains e-mails Règle d'Outlook

Les règles d’Outlook peuvent vous faire gagner du temps

Plutôt que de déplacer les e-mails ou de les signaler manuellement, et pour être sûr d’être alerté pour certains messages, ces règles Outlook peuvent vous faire gagner du temps et vous permettre de rester à jour. Lesquelles envisagez-vous de mettre en place ?

Pour en savoir plus, découvrez comment mettre automatiquement en copie cachée (BCC) vous-même ou d’autres personnes dans les e-mails que vous envoyez à l’aide d’une règle Outlook.

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