Le guide du débutant sur Google Sheets, le rival en ligne d’Excel


La dernière fois, nous nous sommes intéressés à Google Docs et à la façon de l’utiliser si vous êtes un débutant. Aujourd’hui, nous allons nous pencher sur l’autre grande composante des applications de productivité en nuage de Google : Google Sheets.

Sheets est la réponse de Google à Excel de Microsoft. Il y a deux choses importantes qui distinguent Sheets d’Excel : Sheets est entièrement basé sur un navigateur Web et son utilisation est absolument gratuite. Il partage également de nombreuses fonctions de collaboration et de partage avec Docs.

En supposant que vous ne sachiez rien de Sheets, jetons un coup d’oeil sous le capot pour voir comment tout cela fonctionne.

Google Sheets – L’alternative gratuite à Microsoft Excel

Si vous avez déjà une bonne compréhension du fonctionnement de Microsoft Excel, alors vous n’aurez absolument aucun problème avec Google Sheets. Mais supposons que vous ne sachiez pas non plus comment fonctionne Excel.

Comme Docs, Sheets présente les avantages suivants :

  • Tout est entièrement en ligne, de sorte que vos feuilles de calcul sont accessibles depuis n’importe quel ordinateur ou appareil mobile connecté à Internet.
  • Tout est sauvegardé automatiquement, de sorte que vous n’avez jamais à craindre de perdre un travail essentiel.
  • Vous pouvez inviter des collaborateurs à vos feuilles de calcul et les voir modifier les documents en temps réel.
  • Vous pouvez discuter avec vos collaborateurs à l’intérieur de la feuille de calcul en temps réel.
  • Vous pouvez afficher l’historique des révisions et revenir à une version antérieure d’une feuille de calcul.

Introduction à Google Sheets

L’accès à Google Sheets est simple. Vous pouvez pointer votre navigateur directement sur https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/, ce qui vous amènera ici :

Vous pouvez également accéder au site via Google Drive.

Démarrer une nouvelle feuille de calcul

Après avoir cliqué sur le bouton bleu et être passé à la page suivante, cliquez sur le bouton bleu. NOUVEAU puis Google Sheets. Vous pouvez maintenant choisir une feuille de calcul vierge ou partir d’un modèle.

Démarrer une feuille de calcul vierge

Si vous choisissez une feuille de calcul vierge, donnez-lui simplement un titre, puis commencez à remplir les cellules avec des données.

Démarrer une feuille de calcul modèle

Si vous sélectionnez l’option modèle, vous verrez une belle sélection parmi laquelle choisir.

Tous les suspects habituels sont là : plannings, listes de tâches, budgets, calendriers, rapports de dépenses, factures et de nombreux outils de suivi.

Transfert et conversion de feuilles de calcul Excel vers Google Sheets

La troisième option pour démarrer une feuille de calcul consiste à prendre une feuille de calcul Microsoft Excel existante et à la télécharger au format Google Sheets. Vous devez cependant le faire via l’URL de Drive, car l’URL de Google Sheets n’est pas disponible. Téléchargement de fichiers n’est pas sur la page des feuilles de calcul.

Voici une feuille de calcul Excel de données de vente que j’ai sur mon ordinateur portable. Je l’ai téléchargée sur Google Sheets pour en faciliter l’accès et la modification. En supposant que le fichier n’est pas trop gros, le téléchargement prend normalement quelques secondes. Une petite boîte de notification en bas à droite de l’écran vous indique quand le téléchargement a eu lieu.

Mais il n’a pas encore été converti en Google Sheets. Il a simplement téléchargé la feuille Excel jusqu’à présent. Pour la convertir, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document et choisissez Ouvrir avec->Google Sheets.

Cela créera alors une nouvelle copie du document au format Sheets. Vous pouvez ensuite supprimer la version Excel du document.

Travailler avec Google Sheets – Les bases

Maintenant que vous avez une feuille ouverte et prête à être utilisée, examinons quelques fonctions de base.

Insertion de lignes et de colonnes

Maintenant que notre document est rempli de données, disons que nous voulons déplacer ces données vers le haut, le bas ou le côté, pour faire de la place à de nouvelles données.

C’est très facile. Commençons par créer une nouvelle colonne. Tout d’abord, il suffit de surligner ce qui doit être déplacé. Si vous ne voulez qu’une seule nouvelle colonne, mettez en surbrillance la colonne d’à côté. Si vous voulez trois nouvelles colonnes, mettez en surbrillance les trois colonnes voisines.

Dans ce document, je n’ai qu’une seule colonne. Je l’ai donc surlignée parce que je veux déplacer cette colonne vers la colonne B et laisser la colonne A vide pour d’autres données.

Avec la colonne A en surbrillance, allez maintenant à Insérer->Colonne gauche.

La colonne A sera maintenant dans la colonne B et la colonne A sera maintenant vide, prête pour de nouvelles données.

Rappelez-vous, chaque changement que vous faites est réversible. Soit par le suivi de version, soit par Edit->Undo.

L’insertion de rangées est encore plus facile. Mettez en surbrillance la ligne que vous souhaitez déplacer pour y ajouter la nouvelle ligne. Puis allez dans Insérer->Ligne ci-dessus ou Insert->Row below.

Et cela sera fait. Oh oui.

Suppression de lignes et de colonnes

La suppression des lignes et des colonnes est également facile. Mettez la ligne ou la colonne en surbrillance, puis allez dans la section Modifier menu. Vous verrez une option permettant de supprimer la rangée. Une fois choisie, la rangée disparaîtra et tout remontera pour remplir l’espace.

Il existe également une option dans le menu Modifier pour supprimer la colonne.

Ajouter ou supprimer les zéros de vos totaux

Parfois, avec les nombres, si vous ajoutez des zéros après la virgule, ils sont automatiquement supprimés lorsque vous cliquez hors de la cellule. Heureusement, il est très facile de remettre les zéros.

Mettez la cellule en surbrillance, puis cliquez sur le bouton des zéros situé au-dessus.

Aligner correctement les données

Si vous êtes un peu maniaque de la propreté ou un TOC, vous voudrez que tout soit bien aligné. Parfois, certaines cellules s’alignent à gauche et d’autres à droite, comme c’est le cas.

Pour qu’elles soient toutes alignées comme des soldats, il suffit de mettre en surbrillance la colonne (dans ce cas, la colonne A), de cliquer sur le bouton d’alignement et de choisir celle que vous voulez.

Maintenant regardez ces bébés s’aligner en ligne droite.

Formatage des nombres en devises, pourcentages, etc.

Taper des chiffres est une chose, mais si vous enregistrez réellement des transactions financières, il est logique d’avoir une devise, des points décimaux et des virgules. De cette façon, vous pouvez facilement lire les chiffres. Il y a aussi d’autres façons de formater les chiffres.

Voici donc les chiffres tels qu’ils ont été tapés.

Mais si vous mettez en surbrillance une ou plusieurs cellules, puis cliquez sur le bouton 123 (à côté du menu des polices), vous obtenez alors des options.

Choix de Monnaie transforme le chiffre en une devise correctement formatée. Vous pouvez aussi avoir un pourcentage, des dates, une heure, et plus encore. Chaque option est accompagnée d’une description de ce à quoi ressemblerait le chiffre s’il était sélectionné.

Si vous voulez une autre devise, cliquez sur Plus de formats en bas de page. Puis Plus de devises…

Ensuite, il suffit de choisir votre devise.

Faire une table

Il est très facile de créer une table. Il suffit de mettre en surbrillance la zone pour laquelle vous souhaitez créer un tableau. Cliquez ensuite sur le bouton de la barre de menu qui ressemble à 4 carrés empilés les uns sur les autres.

Choisissez celui que vous voulez. Pour un tableau, ce serait le premier de la rangée supérieure. En cliquant dessus, les cellules auront des lignes noires autour d’elles, ce qui vous donnera votre tableau.

Colorier les cellules et les données

Si vous voulez avoir des lignes de couleurs différentes par exemple, il suffit de mettre en surbrillance la ligne en question. Ensuite, cliquez sur le bouton de couleur de remplissage (à côté du bouton de couleur de la police).

Choisissez une couleur et les cellules deviendront de cette couleur. Rappelez-vous cependant que si vous avez une couleur foncée, vous aurez besoin d’une police plus claire pour qu’elle apparaisse.

Ajouter des liens et des commentaires cliquables

Pour créer un lien hypertexte cliquable, il suffit de taper une URL valide dans la cellule. Dès que vous appuyez sur la touche retour ou que vous cliquez hors de la cellule, le lien devient immédiatement actif et cliquable.

Laisser des commentaires (si quelqu’un vous a envoyé une feuille de calcul Google) est légèrement différent de Google Docs. Dans Google Docs, lorsque vous laissez un commentaire, il reste ouvert.

Mais dans Google Sheets, lorsque vous laissez un commentaire, il est indiqué par un petit triangle jaune dans le coin de la boîte. Pour voir le commentaire, vous devez le survoler avec la souris.

Tri des données par colonnes

Si vous avez une feuille de calcul contenant, par exemple, une liste de noms, vous voudrez peut-être la classer par ordre alphabétique. Ou par ordre alphabétique inversé.

Pour ce faire, mettez les colonnes en surbrillance, puis allez dans la section Données menu. Vous pouvez y trier la colonne entière ou seulement les cellules mises en évidence dans cette colonne.

Inviter des collaborateurs

L’invitation de collaborateurs se fait de la même manière que dans Google Documents. Toute personne devant être invitée à un document Google doit disposer d’un compte Google. Il peut s’agir d’un compte Gmail standard gratuit ou d’un compte Google Apps payant.

Cliquez maintenant sur le bouton bleu SHARE dans le coin supérieur droit de l’écran Docs et une boîte apparaîtra.

Si vous cliquez sur Obtenir un lien partageablevous avez la possibilité de créer un lien permettant à quiconque d’accéder au document, à condition qu’il dispose du lien. Vous pouvez également modifier leurs autorisations de visualisation, par exemple leur capacité à modifier votre travail ou simplement à le lire.

Si vous préférez inviter une personne en particulier, vous pouvez copier son adresse électronique dans la zone de texte. Personnes ainsi que ce qu’ils sont autorisés à faire dans le document. Joignez également une note si vous souhaitez leur dire quelque chose.

Si vous avez des personnes dans votre carnet de contacts pour cette adresse e-mail, et que l’une d’entre elles est la personne que vous souhaitez inviter, le champ e-mail se remplira automatiquement, ce qui vous fera gagner un peu de temps.

Lorsque la personne accepte votre invitation, vous la verrez en haut de l’écran, à côté du bouton PARTAGER.

Télécharger la feuille de calcul dans un autre format de fichier

Lorsque votre feuille de calcul est enfin terminée, vous pouvez vouloir l’exporter dans un autre format de fichier.

Les options sont légèrement différentes de celles de Google Docs. Après tout, vous êtes Nous avons affaire ici à une feuille de calcul, qui est une bête légèrement différente d’un document ordinaire.

Modules complémentaires tiers

Comme pour Google Docs, Sheets dispose également de modules complémentaires tiers destinés à faciliter votre travail. Pour accéder au menu, allez à Modules complémentaires->Obtenir des modules complémentaires dans la barre de menu supérieure.

Voici quelques-unes des meilleures.

Google Analytics

Attachez votre compte Google Analytics à votre Google Sheets et faites générer régulièrement des rapports d’analyse dans Sheets.

Galerie de modèles

Élargissez encore votre choix de modèles avec la Galerie de modèles.

Plus de polices

Comme le titre l’indique, obtenez plus de polices pour vos feuilles de calcul.

Conclusion

Il y a beaucoup de gens (moi y compris) qui détestent Microsoft Excel avec une passion. Il est gonflé, et donc difficile à utiliser. Mais Google a simplifié les feuilles de calcul en vous donnant juste ce dont vous avez besoin et pas plus. C’est un service très agréable à utiliser et qui fonctionne parfaitement lorsqu’une collaboration est nécessaire.

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