Ce qu’est Trello et pourquoi vous devriez l’utiliser pour gérer votre temps


Si vous êtes impliqué dans de nombreux projets professionnels ou si vous êtes indépendant, une gestion de projet efficace est indispensable. Si vous ne planifiez pas votre temps et vos efforts, vous finirez par le gaspiller sur Facebook et vous manquerez ainsi les échéances (je parle par expérience). Le secteur des outils de gestion de projet en ligne est très compétitif, mais celui qui semble l’emporter sur tous les autres est Trello.

Trello est adoré par ceux qui sont obsédés par la gestion de leur temps et de leurs projets et il est facile de voir pourquoi. Non seulement Trello est bon marché et abordable, mais il est aussi extrêmement simple à utiliser. Grâce à une approche très visuelle de la gestion du temps et des projets, vous pouvez déplacer les cartes afin de voir d’un coup d’œil ce qui doit être fait et quand.

Un regard plus attentif sur Trello

Trello a été décrit par certains comme « des Post-it sur des stéroïdes ». Sur l’écran, vous faites des « listes » comme un grand tableau blanc sur le mur. Ensuite, sur chaque liste se trouvent des « cartes », comme des Post-it. Sur chaque carte se trouve un élément distinct à faire.

Au fur et à mesure que vous progressez dans l’exécution de la tâche, vous pouvez utiliser votre souris pour faire glisser la carte de « en cours » à « terminé » (ou toute autre formulation de votre choix).

Les quatre principales fonctionnalités de Trello

Nous allons examiner chaque fonctionnalité un peu plus en détail dans un moment. Mais voici les quatre principaux éléments sur lesquels il faut se concentrer, si vous regardez la capture d’écran ci-dessus.

  • Chaque carte peut être codée en couleur avec une barre. Chaque couleur peut faire référence à un client différent par exemple.
  • L’icône montrant le gravatar/la photo de l’utilisateur indique qui participe à cette carte. Vous pouvez inviter des personnes à une carte afin qu’elles puissent laisser des commentaires et des mises à jour. Ou si vous voulez leur assigner cette tâche. Si une tâche est assignée, une date d’échéance peut être ajoutée et un rappel envoyé lorsque la date d’échéance est proche. Lorsque la carte est mise à jour, tous les utilisateurs de cette carte en sont informés.
  • L’arrière-plan de chaque tableau Trello peut être personnalisé. Trello vous propose des arrière-plans ou vous pouvez télécharger le vôtre. Étant un fanatique de Lego, j’ai téléchargé celui de Lego. Mais si vous êtes une entreprise, vous pouvez personnaliser votre tableau Trello avec, par exemple, le logo de l’entreprise.
  • Les cartes peuvent être déplacées vers d’autres tableaux, copiées vers d’autres tableaux ou archivées une fois terminées.

Démarrer une nouvelle planche

La première étape consiste à ajouter un nouveau forum. Dans le coin supérieur droit de l’écran (une fois que vous êtes connecté), appuyez sur le bouton +. Choisissez ensuite « Créer un tableau«  dans la liste déroulante.

Il vous sera ensuite demandé de donner un nom au tableau, un niveau de confidentialité et un arrière-plan. Si vous avez déjà créé une équipe, vous pouvez choisir d’affecter le tableau à cette équipe.

Un mot rapide sur les niveaux de confidentialité: Si le tableau est laissé public, alors il sera indexé par les moteurs de recherche et accessible à toute personne qui le trouve sur Google. Il a récemment été révélé que des employés d’Uber utilisaient Trello pour répertorier les mots de passe sensibles de l’entreprise, qui étaient ensuite récupérés par Google.

Soyez donc prudent et si vous DEVEZ utiliser Trello pour les mots de passe, réglez le niveau de confidentialité sur Privé. Bien que pour les mots de passe, vous devriez vraiment utiliser un gestionnaire de mots de passe.

Ajout d’une nouvelle liste

Une fois que vous avez votre nouveau tableau, il est temps de commencer une nouvelle liste. Vous pouvez la créer comme vous le souhaitez, mais je crée généralement mes tableaux avec des listes à différents stades d’un processus. Donc « en attente, » « en cours«  et ainsi de suite. Vous pouvez aussi avoir des listes pour les projets qui comportent plusieurs tâches, par exemple « la décoration de la maison, » « réaliser la paix dans le monde, » et « la conquête de l’espace. »

Pour ajouter une nouvelle liste, cliquez sur Ajouter une liste.

Puis tapez le titre de cette liste et enregistrez-la.

Rincez et répétez pour toutes les autres listes dont le conseil a besoin (s’il y en a).

Ajout d’une nouvelle carte

Il est maintenant temps d’ajouter une nouvelle carte. Il y a plusieurs éléments différents dans une carte qui la rendent puissante.

Création d’une nouvelle carte

Dans la liste appropriée, cliquez sur Ajouter une carte.

Tapez maintenant la tâche que vous voulez ajouter. Sauvegardez-la en cliquant sur le bouton vert Ajouter bouton.

Répétez l’opération pour les autres tâches que vous devez ajouter (le cas échéant).

Mais ce n’est que le début de ce que vous pouvez ajouter à une carte, que vous pouvez voir si vous cliquez dessus pour l’ouvrir.

Assigner d’autres utilisateurs

Tout d’abord, si vous avez créé une équipe et que d’autres personnes ont été invitées à accéder au forum, vous pouvez assigner quelqu’un à une tâche particulière. Ou simplement les marquer afin qu’ils soient intégrés dans la conversation sur cette carte.

Pour ajouter quelqu’un à la carte, il suffit de cliquer sur Membres et cliquez sur le gravatar de la personne que vous voulez ajouter. De même, vous pouvez les retirer d’une carte en cliquant à nouveau sur leur gravatar.

Ajout de notes et de pièces jointes

Que ce soit pour votre propre mémoire ou pour conseiller les autres, il peut être nécessaire de laisser des notes. Vous pouvez le faire en haut de la note et y laisser également des liens cliquables.

Sous la section des notes se trouve une zone permettant de télécharger des pièces jointes. Il peut s’agir d’un document, d’un fichier zip ou d’une image. Si c’est une image, elle apparaîtra sur la carte.

Ajout d’une date d’échéance

Si une tâche a une date limite, vous pouvez lui attribuer une date d’échéance. Vous recevrez alors des rappels lorsque la date se rapproche, et lorsque la date est dépassée.

Ajout d’étiquettes de couleur

J’ajoute des étiquettes de couleur à ma liste de travail pour montrer quel travail est dû à quels clients. Ainsi, le rouge est pour groovyPost par exemple.

Vous pouvez modifier les étiquettes pour qu’elles disent ce que vous voulez, et vous pouvez en ajouter autant que vous voulez à une carte.

Ajout de commentaires

Si d’autres personnes ont accès à vos cartes, elles finiront par laisser des commentaires. Vous pouvez utiliser le @ pour marquer les personnes dans des commentaires spécifiques et elles recevront une notification de Trello.

Déplacer, copier, surveiller et archiver des fiches

Il existe également quatre autres actions que vous pouvez effectuer sur une carte.

Déplacement

Si vous avez plusieurs forums, vous pouvez déplacer les cartes d’un forum à l’autre. Ainsi, si je voulais déplacer une carte du forum groovyPost vers un de mes forums personnels, cette option déplacerait la carte. Avec tous les commentaires, pièces jointes, etc.

Copie

C’est la même chose que le Déplacement option, sauf que la carte ne sera pas complètement déplacée. Juste copiée. Je l’utilise tout le temps pour copier mes missions groovyPost sur mon propre tableau de travail privé.

Regarder

Si quelqu’un d’autre a une carte sur un forum, vous pouvez choisir de la regarder et d’être informé des nouveaux commentaires, sans participer vous-même. Aussi connu sous le nom de « mode rôdeur » (enfin, je l’appelle comme ça).

Archives

Le terme « supprimer » n’existe pas dans Trello. Au lieu de cela, pour supprimer une carte, une liste ou un tableau, vous l' »archivez ». Elle disparaît alors mais peut être facilement récupérée si vous en avez besoin plus tard.

Autres utilisations de Trello

Trello a tellement d’utilisations si vous y mettez du vôtre et si vous pensez latéralement. À cette fin, Trello a une page appelée « Trello Inspiration ». Elle vous donne des modèles et d’innombrables idées d’utilisation.

Intégrer Trello à d’autres applications en utilisant IFTTT.

Je suis un grand fan de IFTTT (If This Then That), et ils ont un grand nombre de scripts automatisés pour Trello. Jetez-y un coup d’œil.

Conclusion

Ceci n’a fait qu’effleurer la surface de ce que Trello peut faire pour rendre votre vie plus organisée. Utilisez-vous Trello ? Si oui, à quoi sert-il ?

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