7 astuces pour Microsoft Outlook que chaque utilisateur devrait connaître pour gagner du temps


Microsoft Outlook reste l’une des options de messagerie les additionally populaires de la planète. Elle est disponible sur diverses plateformes, notamment Home windows, macOS, Android et iOS/iPadOS. Microsoft Outlook est utilisé par des tens of millions de personnes chaque jour. Pour rendre votre utilisation de la messagerie plus successful, tenez compte de ces conseils sur Microsoft Outlook pour un utilization domestique ou professionnel.

Conseils pour Microsoft Outlook

Le courrier électronique lui-même n’a pas beaucoup changé ces dernières années. Vous envoyez de nouveaux messages ou vous lisez/répondez aux messages reçus. Microsoft Outlook offre plusieurs outils qui rendent l’utilisation du courrier électronique beaucoup additionally efficace. Voici nos conseils préférés pour Microsoft Outlook.

Drapeaux et catégories

L’utilisation de drapeaux et de catégories est l’une des façons les additionally simples de mieux organiser vos courriels les furthermore importants. En termes généraux, les deux vous permettent de trier les messages pour une utilisation ultérieure. Cependant, ils sont tous deux légèrement différents l’un de l’autre.

Les drapeaux sont des rappels temporels que vous pouvez ajouter en cliquant avec le bouton droit de la souris quelque section dans un message, puis en choisissant Suivi. Vous pouvez choisir un drapeau représentant Aujourd’hui, Demain, Cette semaine, Semaine prochaine, Pas de date, et Personnalisé. Lorsque vous ajoutez un indicateur, l’aperçu du message devient jaune et, dans l’en-tête, vous verrez une notification de suivi.

Si nécessaire, vous pouvez créer une alerte personnalisée pour chaque drapeau en faisant un clic droit sur le concept et en choisissant Comply with-Up &gt Include Reminder. Pour afficher chaque drapeau actuel dans Microsoft Outlook, sélectionnez Afficher >Barre de tâches >Tâches.

Pour supprimer un indicateur, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le message, puis sélectionnez Abide by Up &gt Mark Total.

Microsoft Outlook Tips flags

Les catégories vous permettent de coder les courriels par couleur, principalement à des fins de recherche. Vous les trouverez en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un message, puis en choisissant Catégories. Cliquez sur Toutes les catégories pour modifier le nom des catégories actuelles ou en ajouter de nouvelles. Sinon, sélectionnez la catégorie que vous souhaitez utiliser. Dans ce cas, il est recommandé de n’utiliser que les catégories dont vous avez besoin. Par exemple, si vous n’avez besoin que de trois catégories, supprimez les autres. Vous pouvez également en ajouter de nouvelles ultérieurement.

Catégories Outlook

Favoris

L’attribution de favoris permet de déplacer un file de courrier vers le haut du volet des dossiers. Ces dossiers ne sont pas modifiés autrement que par leur emplacement. Plutôt que d’attribuer des favoris aux dossiers traditionnels tels que les éléments envoyés et les éléments supprimés, vous devriez conserver cette distinction uniquement pour les dossiers personnalisés. Pour afficher les Favoris, assurez-vous que vous êtes dans la vue Courrier de Microsoft Outlook.

Dans l’exemple suivant, un nouveau dossier appelé Urgent a été créé. Ce file contient des e-mails qui nécessitent une réponse immédiate. En faisant du dossier Urgent un favori, il se trouve maintenant en haut du volet des dossiers.

Pour activer/désactiver les favoris, cliquez sur Affichage &gt Volet des dossiers &gt Favoris.

Favoris des astuces de Microsoft Outlook

Raccourcis

L’un de vos objectifs quotidiens devrait être de taper moins de texte tout en effectuant la même quantité de travail. L’une des façons d’y parvenir est d’utiliser des raccourcis, qui sont disponibles dans Microsoft 365. Avec Microsoft Outlook, vous pouvez tirer parti des raccourcis suivants :

  • Utilisez Ctrl + R : Répondre à un courriel
  • Ctrl + Shift + M : Pour créer un nouvel e-mail
  • Sélectionner Ctrl + 1 : Pour ouvrir votre e-mail :
  • Ctrl + 2 : Pour ouvrir votre calendrier
  • Utilisez Ctrl + 3 : Pour ouvrir vos contacts :
  • Ctrl + 4 : Pour ouvrir vos tâches :

Vous en voulez moreover ? Vous pouvez également utiliser Fast Measures, qui vous permet de préformater et de pré-adresser des e-mails à plusieurs personnes.

Utiliser les règles

Les règles sont une autre grande fonctionnalité de Microsoft Outlook. Avec les règles, vous pouvez appliquer des règles aux courriels entrants et sortants. Ce faisant, vous pouvez mieux organiser, suivre ou devancer vos messages. Une fois que vous aurez pris le temps de configurer votre règle, vous commencerez à gagner un temps considérable chaque jour.

Nouvelle règle Outlook

Délivrance retardée des e-mails

Avez-vous déjà envoyé un e-mail pour découvrir additionally tard qu’il contenait une faute de frappe ou des informations incorrectes ? Avez-vous déjà envoyé un message à la mauvaise personne ? Grâce à l’outil d’envoi différé des e-mails de Microsoft Outlook, vous pouvez prendre un peu de recul entre la rédaction et l’envoi d’un e-mail. L’outil d’envoi différé des e-mails profite à tous ceux qui (admettent) faire des erreurs sur des messages précipités et à ceux qui doivent envoyer un concept à une heure ou un jour différent.

Pour utiliser l’outil, composez un concept dans Microsoft Outlook comme vous le faites toujours. Avant de cliquer sur le bouton Envoyer, choisissez Selections &gt Moreover dans la barre de menu du concept. Ensuite, sélectionnez Information différé. Dans le menu Propriétés, à côté de Ne pas livrer avant la sélection, choisissez le jour et l’heure auxquels vous souhaitez envoyer le concept, puis cliquez sur Fermer.

Les messages non envoyés restent dans la boîte d’envoi de Microsoft Outlook jusqu’à ce qu’ils soient envoyés. Vous pouvez à tout instant double-cliquer sur les messages pour les envoyer immédiatement ou à un autre instant.

Message retardé

Changement de fuseau horaire

Une fois que la pandémie aura pris fin, les gens voyageront davantage, tant au niveau nationwide qu’international. Dans ce cas, vous devrez ajuster l’heure dans votre calendrier Microsoft Outlook. Ce faisant, vos courriels et vos calendriers afficheront l’heure correcte – jusqu’à ce qu’ils doivent être modifiés à votre retour.

Dans Microsoft Outlook, choisissez Fichier &gt Selections &gt Calendrier pour effectuer les changements en sélectionnant le bon fuseau horaire.

Outlook change de fuseau horaire

Changez votre fuseau horaire

Lorsque vous voyagez à l’étranger pour le travail, vos réunions et entrées de calendrier n’affichent pas l’heure correcte. Pour remédier à ce problème, vous devez modifier votre fuseau horaire en vous rendant à l’adresse suivante Fichier &gt Selections &gt Calendrier. Une fois que vous avez fait cela, vos courriels et calendriers auront l’heure locale correcte.

Utiliser les accusés de lecture et de livraison

Enfin, l’une des meilleures astuces de Microsoft Outlook est d’utiliser les accusés de lecture et de livraison. Lorsqu’ils sont activés, vous savez qu’un courriel a été reçu ou que le destinataire a lu le message. Vous pouvez activer cette fonction pour chaque information en cliquant sur Options &gt Suivi &gt Demander un accusé de réception. ou Demander un accusé de réception de lecture.

Conseils pour Microsoft Outlook demande de lecture

La lecture des e-mails ne doit pas nécessairement être un very long processus quotidien. En utilisant ces astuces pour Microsoft Outlook, vous pouvez gérer vos messages et poursuivre votre journée.

En attendant Microsoft Just one Outlook, apprenez-en davantage sur Microsoft Outlook sur iPad et sur la façon de synchroniser votre calendrier Outlook avec Google Calendar.

Pour une utilisation à domicile, la suite Microsoft 365 est actuellement disponible en trois variations, dont un program familial, staff et maison et étudiant. La première est proposée au prix de 100 pounds par an (ou 10 dollars par mois) et comprend Phrase, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook pour Mac, et est utile pour un greatest de six utilisateurs. La model Personal est destinée à une seule personne et coûte 70 $ par an ou 6,99 $ par mois. Le plan étudiant est un achat exceptional de 150 $ et comprend Phrase, Excel et PowerPoint.

Les utilisateurs professionnels peuvent choisir entre les plans Fundamental, Common et Premium, à partir de 5 $ par utilisateur/mois.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *